개인정보처리방침

1. 개인정보의 처리 목적

인코드랩스는 AI ContractVault 회원 가입, 로그인, 워크스페이스 운영, 계약서 데이터화, 계약 검색, 일정 관리, 거버넌스 위험 평가, 사용량 산정, 카드 등록과 월 정기결제 관리, 고객 문의, 보안 및 감사 로그 관리를 위해 개인정보를 처리합니다.

2. 처리하는 개인정보 항목

서비스 이용 과정에서 다음 정보가 처리될 수 있습니다. 계약서에는 임직원, 담당자, 거래처 담당자 등 제3자의 개인정보가 포함될 수 있으므로, 회원은 업로드 권한과 처리 근거를 확인해야 합니다.

• 회원 가입 및 계정 관리: 이름, 이메일, 비밀번호 해시값, 회사명, 워크스페이스명, 역할, 부서
• 워크스페이스 운영: 초대 대상 이메일, 구성원 역할, 권한, 상태, 최근 활동, 초대 인증 기록
• 계약서 처리: 원본 PDF, OCR 텍스트, AI 보정 결과, 추출 필드, 계약 일정, 거버넌스 평가, 수정 이력
• 계약서에 포함될 수 있는 정보: 담당자명, 이메일, 연락처, 서명, 직책, 거래처 정보 등
• 서비스 이용 기록: IP 주소, 접속 일시, 브라우저 정보, 기기 정보, 다운로드 기록, 검색 기록, 수정 기록, 삭제 요청 기록, 감사 로그
• 카드 등록 및 결제 관리: 주문번호, 승인 상태, 거래 식별값, 요금제, 결제 주기, 사용량, 환불 요청 내역. 카드번호는 KG이니시스 결제창에서만 입력하며 서비스가 저장하지 않음
• 고객 문의: 이름, 이메일, 연락처, 회사명, 문의 내용, 처리 결과

3. 개인정보의 보유 및 이용기간

개인정보는 처리 목적 달성 시 지체 없이 파기합니다. 다만 법령상 보관 의무가 있거나 분쟁 대응, 보안 감사, 요금 정산을 위해 필요한 경우 해당 기간 동안 보관할 수 있습니다.

• 회원 계정 정보: 회원 탈퇴 또는 서비스 계약 종료 시까지
• 계약 데이터: 회원이 삭제하거나 서비스 계약 종료 후 별도 보관기간이 만료될 때까지
• 계약 조회, 검색, 다운로드, 수정 등 고객 워크스페이스 활동 로그: 최근 3개월 동안 서비스 내 조회를 위해 보관하며, 계약 종료, 회원 탈퇴 또는 워크스페이스 삭제 시 삭제 대상에 포함
• 법정 보관 또는 분쟁 대응 대상 로그: 월 단위 파일로 분리하여 암호화 저장소에 최대 3년간 보관 후 파기
• 계약 또는 청약철회, 대금결제, 재화 등의 공급 기록: 5년
• 소비자 불만 또는 분쟁 처리 기록: 3년
• 표시·광고 기록: 6개월
• 웹사이트 방문 기록: 통신비밀보호법에 따라 3개월

4. 개인정보의 파기 절차 및 방법

회사는 보유기간이 경과하거나 처리 목적이 달성된 개인정보를 지체 없이 파기합니다. 전자적 파일은 복구할 수 없는 방식으로 삭제하고, 종이 문서는 분쇄 또는 소각합니다.

계약 삭제 요청이 승인되면 1일 내 원본 파일, 데이터화 기록, 일정, 거버넌스 연결 기록을 함께 삭제하는 것을 원칙으로 합니다. 고객 워크스페이스 활동 로그도 삭제 대상에 포함하되, 결제, 환불, 청약철회, 소비자 불만 및 분쟁 대응처럼 법령상 보관이 필요한 기록은 계약 데이터와 분리하여 보관 후 기간 만료 시 파기합니다.

5. 개인정보의 제3자 제공

회사는 원칙적으로 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 이용자의 동의가 있거나 법령상 의무가 있는 경우, 수사기관 또는 감독기관의 적법한 요청이 있는 경우 필요한 범위에서 제공할 수 있습니다.

6. 개인정보 처리업무의 위탁

회사는 서비스 제공을 위해 아래 외부 서비스를 이용합니다. 공급자별 세부 처리 범위는 계약과 개인정보 처리 조건이 확정되는 대로 이 방침에 반영하고 변경 사항을 고지합니다.

• Google Cloud Platform: Cloud Run 애플리케이션 운영, Cloud Storage 계약 원본 저장, PostgreSQL 운영 인프라, Cloud KMS 암호화
• Google Cloud Vision: PDF OCR 텍스트 추출
• Google Gemini API: OCR 문맥 보정, 계약 필드·요약·위험 평가 보조
• KG이니시스: 카드등록 결제창, 월 정기결제 승인과 취소 처리
• NHN Cloud Notification Hub 및 사내 notification-api: 워크스페이스 초대, 비밀번호 재설정과 고객 문의 답변 메일
• 사내 support-api: 고객 문의 접수, 문의별 답변 이력, 추가 문의와 처리 상태 관리
• Microsoft Clarity: 공개 페이지 이용 분석. 명시적 동의와 환경설정 전에는 로드하지 않음

7. 개인정보의 국외 이전

Google Cloud 및 Gemini 이용 과정에서 국외 처리가 발생할 수 있습니다. 이전 국가, 이전받는 법인, 이전 항목, 목적, 전송 방법, 보유기간과 거부 방법은 공급자 계약과 실제 운영 리전 확인 후 별도 표로 고지합니다. 해당 고지가 확정되지 않은 동안 공개 유료 마케팅 범위를 확대하지 않습니다. Microsoft Clarity는 명시적 동의 전 로드하지 않습니다.

8. 이용자의 권리와 행사 방법

이용자는 개인정보 열람, 정정, 삭제, 처리정지, 동의 철회를 요청할 수 있습니다. 요청은 서비스 내 워크스페이스, 고객센터 이메일, 또는 회사가 정한 절차를 통해 할 수 있으며, 회사는 관련 법령에 따라 처리합니다.

9. 자동화된 결정에 관한 사항

서비스는 AI를 활용하여 계약 요약, OCR 보정, 위험 평가 결과를 제공합니다. 이 결과는 자동화된 참고 정보이며, 이용자는 원본 PDF와 근거 문장을 확인하고 수정 또는 이의 제기를 할 수 있습니다.

10. 개인정보의 안전성 확보조치

회사는 개인정보 보호를 위해 다음 기술적·관리적 보호조치를 적용합니다.

• 계정 접근권한 관리와 관리자 권한 분리
• 전송구간 암호화와 저장소 암호화
• 운영 환경에서 GCS 암호화와 설정된 경우 고객 관리 키(CMEK) 사용
• 접속, 다운로드, 수정, 삭제 요청에 대한 감사 로그 기록
• 워크스페이스별 접근 검증, 업로드 요청 제한과 사용량 한도 강제

11. 개인정보 보호책임자 및 문의

개인정보 보호와 관련한 문의, 열람·정정·삭제 요청, 침해 신고는 아래 연락처로 접수할 수 있습니다.

• 개인정보 보호책임자: 인코드랩스 고객지원 담당자
• 이메일: help@incode-labs.net
• 고객센터: 070-8098-5245